Haand ,-tastatur

Krav om elektroniske udbud pr. 1. juli 2018 og krav om anvendelse af ESPD pr. 1. januar 2018

Ordregivende myndigheder har siden udbudslovens ikrafttrædelse skulle overholde en række krav om elektroniske sagsgange i udbudsproceduren. Fra 1. juli 2018 bliver det imidlertid et lovkrav, at udbudsprocedurer skal gennemføres fuldt ud elektronisk ved udbud i henhold til Udbudslovens afsnit II, Forsyningsvirksomhedsdirektivet og ved indgåelse af koncessionskontrakter. Indkøb efter Tilbudsloven og projektkonkurrencer er undtaget. ESPD’en (Europa-Kommissionens elektroniske fælles europæiske udbudsdokument) skal anvendes fra 1. januar 2018 .

Når ordregiver anvender elektronisk kommunikation, kan fristen forkortes med 5 dage, jf. udbudslovens § 57, stk. 4, § 60, stk. 4 og § 65, stk. 2.

Hjemlen til det nye krav findes i:
Bekendtgørelse om anvendelse af elektronisk kommunikation i udbud og om annoncering af offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse.

Ikrafttrædelsesbestemmelserne:
§ 11. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. juli 2018, jf. dog §§ 12, 13 og 14.

Stk. 2. Udbud offentliggjort ved udbudsbekendtgørelse inden den 1. januar 2018 er omfattet af de hidtil gældende regler.

§ 12: For indkøbscentraler, jf. udbudslovens § 24, nr. 15, finder bekendtgørelsens kapitel 1 anvendelse fra den 1. januar 2017.

§ 13. Bekendtgørelsens § 8 finder anvendelse fra den 1. januar 2018.

Hvad vil gælde?
Ordregivere skal pr. 1. juli 2018 sikre, at al kommunikation i forbindelse med udbudsprocedurer sker ved anvendelse af elektroniske kommunikationsmidler. Dette indebærer bl.a., at modtagelse af prækvalifikationsansøgninger og tilbud, skal ske elektronisk, og at al kommunikation, f.eks. spørgsmål/svar og meddelelser til ansøgere og tilbudsgivere om ordregivers afgørelser, ligeledes skal ske elektronisk.

Som det er tilfældet nu, skal der også efter reglernes ikrafttræden som udgangspunkt være fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet, ligesom alle bekendtgørelser skal udarbejdes i Kommissionens standardformularer og sendes elektronisk til EU’s publikationskontor.

Ordregivende myndigheder skal altså indstille sig på, at hvert et skridt i udbudsproceduren gennemføres elektronisk og sikre, at de tekniske midler som anvendes, lever op til en række krav, jf. bekendtgørelsens § 4.

Ordregivere skal bl.a., men ikke udtømmende, sikre, at dataintegriteten og fortroligheden af ansøgninger og tilbud beskyttes, at kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af ansøgninger og tilbud, og at det nøjagtige tidspunkt for modtagelse af ansøgninger og tilbud kan fastslås med sikkerhed.

Herudover skal ordregivere sikre, at de elektroniske kommunikationsmidler som anvendes, skal være almindeligt tilgængelige, være funktionelt kompatible med almindeligt anvendte elektroniske kommunikationsmidler, være ikke-diskriminerende, og ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.

I praksis medfører de nye regler, at ordregivende myndigheder skal anvende systemer, som ansøgere og tilbudsgivere umiddelbart kan tilgå, og som bl.a. indeholder den fornødne funktionalitet til at kontrollere og logge adgangen til ansøgninger og tilbud, og som kan understøtte, at ansøgninger og tilbud ikke kan åbnes før fristens udløb.  

Kravet om, at ordregiveren skal sikre ansøgere og tilbudsgivere en vederlagsfri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet gør, at udbuddene skal gennemføres via en udbudsportal, da disse krav ikke kan opfyldes ved anvendelse af e-mails. 

Kategoriseret under: