Anbefalinger -3fl -TRYK

Debat: Byggeriet enige om otte veje til færre transaktionsomkostninger

Tilbudsarbejdet i byggeriet indeholder mange uhensigtsmæssige og fordyrende aktiviteter. De såkaldte transaktionsomkostninger på rådgivningsopgaver udgør op til 37 pct. af den samlede kontraktværdi til stor frustration for alle involverede. Nye fælles anbefalinger fra branchen viser vejen til at mindske de spildte timer. Bygherrerne bør fx i højere grad formidle vision og retning for deres projekt, mens rådgiverne med fordel kan være mere selektive og strategiske i deres tilbudsprocesser, siger de nye anbefalinger.

De seneste fem år har en række undersøgelser givet deres bud på omfanget af transaktionsomkostningerne. I byggeriet ligger tallet for rådgiverudbud på 7,4 pct. af kontraktværdien for hvert af de bydende teams. Det betyder omkostninger på 37 pct., når fem virksomheder byder på en opgave. Dertil kommer bygherrens udgifter til bl.a. at overholde formalia og processer.

Høje tilbudsomkostninger er et generelt problem i erhvervslivet og tages så alvorligt, at Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen netop har igangsat en større indsats, som skal lette processen blandt alle virksomheder, der handler med det offentlige under ledelse af Erhvervsminister Brian Mikkelsen.

Men i byggeriet har en række organisationer taget sagen i egen hånd. I et fælles projekt støttet af Realdania har rådgivere og bygherrer fundet otte indsatser, som kan reducere transaktionsomkostningerne og skabe mere værdi i udbudsprocesserne. Der er fire til bygherrerne og fire til rådgiverne. Mens bygherrerne bl.a. bør være mere afklaret i vision og grundlag for opgaven, så bør rådgiverne være mere strategiske i de opgaver, som de vælger at byde på samt gøre en større indsats for at forstå bygherrens behov som kunde. 

Anbefalingerne til at mindske transaktionsomkostninger ved rådgiverudbud i byggeriet: 

Gode råd til bygherren: 

1)    Afklar grundlag: Det er afgørende, at projektet kan realiseres inden for bl.a. budgetforudsætningerne, og at præmisserne er afstemt med baglandet.

2)    Formidl visionen: Succeskriterier og krav til værdiskabelse skal fremgå klart af udbudsmaterialet.

3)    Begræns kravene: Dokumentationskrav i prækvalifikationen skal minimeres og aftalevilkår bør følge ”agreed documents” – altså standardkrav i branchen.

4)    Præciser omfanget: Gør det nemt for de bydende at orientere sig efter det væsentligste gennem fx en læsevejledning. 

Gode råd til rådgiveren:

1)    Naviger efter en tilbudsstrategi: Byd kun på opgaver, hvor der er reel mulighed for at vinde.

2)    Forstå bygherren som kunde: Sæt jer ind i bygherrens organisation for at kunne sætte egne kompetencer bedst muligt i spil i forhold til kundens behov. Det skaber tillid og tryghed i samarbejdet. 

3)    Fokuser indsatsen: Undgå at overpræstere og at investere mere i besvarelsen end bygherren har efterspurgt

4)    Prioriter i tilbuddet: Vær opmærksom på sammenhæng mellem budget, bygbarhed, tidsplaner og organisering i udbuddet og vær realistisk i forhold til deres indbyrdes sammenhæng i tilbuddet.

Fælles front
De nye anbefalinger er blevet til gennem en indsats, hvor flere af byggeriets organisationer i det sidste års tid har diskuteret, hvad der kan føre til lavere transaktionsomkostninger. Der vil dog altid være omkostninger ved at udforme et udbud og afgive et tilbud. Derfor har indsatsen fokuseret på at reducere de aktiviteter, der ikke er nødvendige og som dermed fører til spild.

”Vi vil reducere omkostningerne, men det er ikke så enkelt. En bygherre vil altid have udgifter ved at tilrettelægge sit udbud, ligesom rådgivere vil have udgifter ved at afgive deres tilbud. Derfor vil vi gerne de aktiviteter til livs, som ingen reelt set drager nytte af”, siger direktør i Bygherreforeningen, Henrik L. Bang.

I denne proces har en udvalgt skare af byggeriets praktikere deltaget i debatseminarer for at komme ind til kernen i de unødvendige aktiviteter. Deltagerne har været medlemmer af Bygherreforeningen, Arkitektforeningen, Dansk Byggeri, Danske Arkitektvirksomheder og Foreningen af Rådgivende Ingeniører.

Dialog fremmer forståelsen
Debatseminarernes diskussioner har fokuseret på en sund dialog om de problemstillinger, der omgærder transaktionsomkostningerne. Eksempelvis er det blevet diskuteret, hvordan bygherrerne kan mindske antallet af krav i udbuddet. Mens der på den anden side har været debat om, hvordan rådgiverne kan agere mere fokuseret i forhold til bygherrens ønsker.

”Vi har været igennem en proces, hvor der er blevet taget og givet. Der har været åbenhed og dialog, men vigtigst af alt, så har de forskellige parter fået indsigt i de konsekvenser, deres handlinger har for hinanden”, siger Lene Espersen, direktør i Danske Arkitektvirksomheder.

Fælles anbefalinger
Processen har resulteret i, at der nu kommer et fælles udspil til at reducere transaktionsomkostningerne ved rådgiverudbud i byggeriet. Dermed bliver byggeriet samtidig den første branche, der i fællesskab tager hånd om problemets rod ved at forsøge at komme de høje omkostninger til livs.

”Vi er klar over, at anbefalingerne ikke løser alle problemer, men forhåbentlig kan dette udspil ses som en seriøs opfordring til både bygherrer og rådgivere om at se indad og fokusere på, om der er nogle forretningsgange, der kan ændres”, siger direktør i Foreningen af Rådgivende Ingeniører, Henrik Garver.

Store summer er på spil
Både for ingeniører og arkitekter er der i disse år høj omsætning. Det sker som følge af byggeriets travlhed, men de store omkostninger, der er forbundet med tilbudsgivning, betyder at indtjeningen ikke står mål med aktivitetsniveauet. Det er dog ikke kun for rådgiverne, at der er store summer på spil. Det gælder også for bygherrerne, der i sidste ende betaler regningen gennem prisstigninger. 

”Ingen kan være tjent med udviklingen i øjeblikket. Derfor håber vi, at vores fælles anbefalinger kan være et første skridt på vejen til lavere transaktionsomkostninger for bygherrer såvel som rådgivere. Vi vil gøre vores bedste for at følge op med vejledninger og andre tiltag”, siger Henrik L. Bang. 

Anbefalingerne blev lanceret den 20. juni kl. i Bygherreforeningen. 

Lavere transaktionsomkostninger og mere værdi i udbudsprocesserne