Kontrakt, lommeregner

PM: Høje transaktionsomkostninger koster private jobs i rådgiverbranchen

Rådgivende ingeniørvirksomheder bruger knap en halv milliard kroner årligt på udbud. Det er 250 millioner kroner for meget, vurderer FRI. Det høje beløb skyldes, at offentlige bygherrer overdriver udbudskravene og stiller for store krav til, hvad der skal afleveres i tilbudsfasen.

Sidste år brugte rådgivende ingeniører 465 millioner kroner på at afgive tilbud til offentlige bygherrer, viser FRI’s brancheundersøgelse. Det er 250 millioner kroner – eller hvad der svarer til lønnen for mere end 500 nyuddannede civilingeniører – for meget. En udgift, som vil være let at reducere, hvis offentlige bygherrer har øje for transaktionsomkostninger, når de sender opgaver i udbud.

”Hvis regeringen tager sine ledestjerner alvorligt og gerne vil skabe private jobs, så er transaktionsomkostningerne ved offentlige indkøb et godt og fuldstændig gratis sted at begynde. Det er en udgift, som ikke skaber nogen som helst form for værdi, og hvor kommuner og andre offentlige bygherrer selv kan spare penge. Og opskriften er simpel: Undlad unødvendige krav i det enkelte udbud og reducér antallet af bydende virksomheder. De 250 millioner kroner, som den rådgivende ingeniørbranche bruger unødvendigt, svarer til lønnen hos mere end 500 nyuddannede civilingeniører. Entreprenørbranchen havde i 2013 et spild på mellem 3 og 5 milliarder kroner. Tænk, hvor mange private jobs virksomhederne kan skabe for det beløb”, siger Henrik Garver, administrerende direktør i FRI.

Der er ifølge Henrik Garver flere årsager til det store spild. En af de mest kostbare fejl er at invitere mange bydende virksomheder med til et udbud omkring en rådgivningsopgave.

”Det er ikke gratis at afgive et bud. Det kræver rigtig mange timers arbejde at lave et godt tilbud, særligt hvis det er halvdelen af løsningen, der skal leveres uden beregning allerede i tilbudsfasen. For komplicerede projekter kan det løbe op i millioner af kroner. Hvis det samme projekt bliver beregnet og designet af mange bydende, er det ikke svært at regne ud, hvor meget spild der opstår ved hvert projekt – for der bliver jo ”kun bygget et hus pr. gang”. Både bygherrer, virksomheder og samfundet som helhed vil kunne spare mange penge, hvis de offentlige indkøbere altid brugte prækvalifikation”, siger Henrik Garver.

En anden typisk fejl er, at offentlige bygherrer efterspørger et stort antal beregninger, tegninger og modeller allerede i tilbudsfasen. Det fordyrer tilbudsgivningen for hver eneste virksomhed, inden de overhovedet ved, om de har vundet.

”Vi har i flere tilfælde set eksempler på, at de bydendes samlede udgifter på at udarbejde deres tilbud, overstiger honoraret til den vindende virksomhed. Vi er i branchen klar over, at tilbudsomkostninger er en nødvendig udgift, men på trods af et mindre fald i udgifterne til udbud i forhold til sidste år, viser vores beregninger, at hvis bygherrerne tilrettelægger deres udbud med en anelse mere omtanke, kan det let sænke udgifterne både for dem selv og for de bydende virksomheder. Og det skaber bedre økonomi både hos indkøbere, hos rådgivere, hos andre leverandører og i det enkelte projekt”, siger Henrik Garver.

Han er klar over, at indkøb af rådgivningsydelser er en svær disciplin, men påpeger, at indkøberne også selv er med til at gøre det mere kompliceret, end det reelt bør være. Bygherrerne opfinder ekstra juridiske krav i stedet for at bruge de udmærkede fælles aftalesystemer, der allerede eksisterer i dag. Den kommende danske udbudslov, der bliver baseret på EU's nye udbudsdirektiver, ser ud til at give indkøberne mere frie rammer, samtidig afskaffes annonceringspligten, og flere opgaver vil derfor kunne indkøbes uden alt for komplekse processer.


"Den kommende udbudslov og EU-direktivet er grundlæggende positive forbedringer. Bedre dialog giver grundlag for bedre løsninger, men det stiller samtidig store krav om, at der tænkes i transaktionsomkostninger. Hvis det gribes rigtigt an, vil de offentlige indkøbsafdelinger kunne drives billigere og med færre ressourcer, samtidig med at de private virksomheders tilbudsomkostninger reduceres. Det vil styrke vækst og produktivitet i samfundet, øge kvaliteten i løsningerne og styrke den private jobskabelse. Omvendt er dårlige offentlige indkøb en tydelig barriere for at øge antallet af private jobs, øge produktiviteten i samfundet og i sidste ende styrke væksten i Danmark," siger Henrik Garver.

 

Fem gode råd til at spare på udbudsomkostningerne:

  • Brug de fælles aftalesystemer AB og ABR.
  • Indbyd kun tre til fem bydende.
  • Anmod kun om relevant information.
  • Husk, at det kun er projekter over EU's tærskelværdier, der skal i EU-udbud.
  • Keep it simple.

Om Brancheundersøgelsen 2014:

  • Brancheundersøgelsen 2014er en samlet analyse af 2014-regnskaberne i FRI's medlemsvirksomheder suppleret med yderligere detaljer om markeder og medarbejderforhold.
  • Grundlaget for undersøgelsen er de 326 medlemsvirksomheder, som FRI havde pr. 1. juni 2015.
  • Analysen dækker 90 procent af samtlige beskæftigede i FRI's medlemskreds.